《管理学》第五章 控制

第三节 控制方法

 

一、控制方法的类型

（一）、财务控制

1、  预算：应用于收入、支出、成本等多个方面

2、  财务报表：应用于分析资金周转、收入、支出等

（二）、人员控制

1、  鉴定式评价方法，应用于人员选聘、晋升、调任等

2、  实地审查法：应用于人员选聘、晋升、调任等

3、  强选择列方法：人员晋升、工资等

4、  成队列方法：建立人员档案

5、  偶然事件评价法：训练、监督

（三）综合控制

1、  资料统计：各种控制的基础

2、  审计：财务与管理活动的基础

3、  网络分析技术：项目的进展、进度、时间等

4、  目标管理：组织目标、人员行为和态度等

 

二、预算控制

1、  预算控制的内容：

（1）       为实现组织计划目标，规定各种管理工作投入与产出的数量。

（2）       投入与产出的原因说明。

（3）       实现投入与产出的时间预计。

2、  预算的目的：

（1）       改进计划工作

（2）       促进组织的协调

（3）       有利于控制

3、  预算的作用：

（1）       对主管人员来说，预算可以使他们认清组织的状态，明确组织中的优势部门和问题部门、工作重点、工作标准和所拥有的资源数量，以便调整组织活动的方向，纠正偏差。

（2）       对组织成员来说，预算可以使成员了解组织的状况和资金使用量，明确个人的工作内容和权限，促进组织的协调发展。

（3）       编制预算是为组织的各项活动确立财务标准，用数量形式的预算来对照组织活动的实际效果，有利于控制的执行。

4、  预算的分类

（1）       收支预算

（2）       实物量预算

（3）       投资预算

（4）       现金预算

（5）       资产负债预算

5、  预算控制的不足和改进方法：

不足：（1）预算过于琐细会导致控制过严，从而束缚主管人员的手脚，使主管人员丧失管理的自主权和积极性。

（2）预算目标有时会取代组织目标

（3）预算的编制依据不足

（4）预算的最大缺陷是缺乏灵活性。

改进方法：有必要采取可变的或灵活的预算。一是可变预算，二是零基预算。

零基预算：1970年，美国得克萨斯仪器公司彼得·菲尔。基本思想：在每个预算年度开始时，将所有正在进行的管理活动都看作重新开始，即以零为基数，根据组织目标重新审查每项活动的意义和效果，在费用—效益分析的基础上，重新安排各项活动的先后次序，并按次序分配资源。

注意四方面：

第一，   组织活动的目标，预算要达到的目标；

第二，   分析项目的必要性及项目的实施结果；

第三，   事实该项目的备选方案的数量及选择的方案是否最佳；

第四，   分析项目需要的资金数量、资金来源及使用是否具有合理性。

 

三、程序控制

1、  程序控制的必要性

（1）       使管理活动规范和有序

（2）       有助于提高管理的效率

（3）       有利于调动管理人员的积极性

2、  管理程序的设计应遵循的原则

（1）       程序数量最少原则

（2）       程序的目标原则

（3）       程序的可行原则

（4）       程序的权威性原则

 

3、  程序控制的步骤

（1）       分析工作过程

（2）       分析的工作主要是业务流程图和程序说明

（3）       绘制业务流程图和编制程序说明。

 

四、审计控制

1、  类型：根据审查主体和审计内容：外部审计、内部审计和管理审计

2、  外部审计：由来自组织外部机构（如审计局）的审计人员对组织的财务报表及其反映的财务状况进行独立的评估，其目的是为了检查财务报表及其反映的财务状况与组织的实际情况是否相符，防止组织偷逃税及个人腐败现象的发生。

优点：审计人员与组织不存在行政上的依附关系，不要看组织的主管人员的脸色行事，只需对国家社会和法律负责，因而可以保证审计的独立性和公正性。

缺点：外来的审计人员不了解组织内部实际情况，发现问题有一定难度；被审计方可能存在抵触情绪，不愿配合，增加难度。

3、  内部审计：在财务审计的基础上发展起来的，由组织内部的审计人员兑组织的会计、财务和其他业务活动所作的定期和独立的评估。

作用：

（1）       为组织提供了检查组织现有控制系统运行状况，及该系统是否有效地保证实现既定目标和执行既定政策的手段；

（2）       根据对现有控制系统有效性的检查，内部审计人员可以对组织发展中出现的“疾病”进行诊断，并提供有关改进组织政策、工作程序和方法的对策建议，保证组织更有效地实现组织目标；

（3）       内部审计有利于推行分权化管理。

局限性：

（1）       成本较高，不宜频繁进行；

（2）       对审计人员要求较高；

（3）       主管人员不支持，审计难度大，效果低。

4、  管理审计：是内部审计的进一步发展，它是一种对组织所有管理工作及其绩效进行全面系统地评价和鉴定的方法。可以由外部或内部有关专家来审计。方法是利用公开记录的信息，从反映组织管理绩效及其影响因素的若干方面将组织与同类组织中好的典型进行比较，来判断组织经营与管理的健康程度。

5、  财务报表：用以反映组织经营的期末财务状况和计划期内的经营成果的数字表。包括三种分析，即利润分析，流动性分析，生产率分析。

 

五、人员控制和综合控制

1、  人员控制：

（1）鉴定式评价方法。这种方法是最简单和最常用的人员绩效评价方法。具体做法是由评价人写出一份针对被评价者长处和短处的鉴定，管理者依据这个鉴定给被评价者一个初步的估计。

（2）实地审查法。复查的方法。得到初步估计后，实地调查。

 

2、  综合控制：

（1）       资料设计控制法：专门设计一个程序，以保证为各种职能或各层管理人员提供必需的资料。

（2）       网络分析技术：有效地对项目所使用的人力、物力和财力资源进行平衡，能够控制项目的时间和成本，能够在出现偏差时找出原因和关键因素，并能从总体上进行调整，以保证按质按量地达到目标。

（3）       目标管理：核心是各级组织成员都参与组织目标的制定，使员工的行为和态度与组织目标更加接近，从而在工作中实行自我控制的管理制度或方法。